もうじき9月ですね。そろそろまた手帳売り場が賑やかになってくる時期です。
私が今使っている手帳は年末まで、あるいは年度末まで使えるものなので、この時期に新たに手帳を買うことはなさそうです。
いい機会なので、自分の手帳システム、メモシステムをまとめてみます。
基本構成
基本構成としては、こんなところです。
- 「ほぼ日手帳Weeks」
スケジュール管理、週次レビュー、月次レビュー - 「ほぼ日手帳カズン」
タスク管理、日次レビュー - モレスキン、「ほぼ日手帳Weeks」末尾のノート、「超スピードノート」
メモシステム
細かく見て行きましょう。
日々の活動の要、時間割システム
現在フリーランスとして活動している私は、1日の時間の使い方は自由です。
とはいえ何の指標もなく、とにかく気が向いたことを気が向いた時間だけやっていては収集がつかないので、「時間割システム」を編み出しました。
参考:「時間割システム」関連記事
「時間割システム」と言うと大げさですが、要は1日の時間割を決めるんですね。
時間割といえば、小学校の時にあったアレです。
1時間目は国語、2時間目は算数、といったような。
私は1日の活動時間を大雑把に分割して、その時間帯 (スロットと呼んでいます)に何をやるかを1つ決めています。
この時間割はバージョン2かな？今はこんな感じの時間割で動いています。
嫁さんの仕事次第で必ずしもこのとおり行かない日もありますが、原則こんな感じでやっている、という指標ですね。
1日の細かい予定は「ほぼ日手帳カズン」で管理
そして、1日の細かい予定は、「ほぼ日手帳カズン」で管理しています。
主にタスク管理ですね。
左上: 1日の予定と実績
左上は1日の予定と実績を大雑把に書きます。
予定と違う場合は赤色で書くようにしています。
「この日は龍神まつりという地元のお祭りがあったので、予定を変更してそちらに行くことにしました」というのがわかるようになっています。
参照:「龍神まつり」関連記事
右上: 各スロットのタスク
右上は各スロットのタスクですね。
1スロット90分に設定しており、90分以内にこのタスクが終わったら、別のことをしています。
ここは計画を黒、実績を赤で書いています。
(実績: このスロットではこれをやった、やらなかったというものを追記)
左下: その日のどこかでやるタスク
左下は、スロットには割りつけてないタスクです。
どこか空き時間でやろうと思っていることです。
思いついたら黒色で書きます。
進捗があれば赤色で追記します。
右下: 日次レビュー
右下は日次レビューです。
その日の終わりか、翌朝に書くようにしています。
(たまに何日かまとめて書くこともありますが)
その日の予定の決め方
タスクの割り振りは、毎週月曜日の週次スタートや、その日の朝の日次スタートで決めていきます。
今のところ、そのタスクの割り振りについては明確なルールがありません。
強いて言えば、「A案件:B案件:C案件=1:1:2」みたいな感じで時間的な負荷バランスを取っており、A案件を1スロット入れたら、C案件を2スロット入れるとか、そんな感じですね。
あとは、午前中ほど優先順位が高いもの (緊急ではないが重要なもの)を入れています。
以上が「ほぼ日手帳カズン」をベースにした時間割システムです。
大雑把に時間の使い方を決めている、というところがミソですね。
私にとって、分単位のタスク管理はどうも性に合わないようです。
あと、手帳を閉じると書くことや予定を忘れてしまうので、1日中、机の上に開けっ放しにしています。
最近では、その日に書いたブログの本数をメモするとか、定期的に追っておきたい情報を記載するといったことも取り入れています。
モバイル手帳は「ほぼ日手帳Weeks」
持ち運びする予定帳として
「ほぼ日手帳カズン」は重たくて持ち運びが嫌だなぁと思い、結局、「ほぼ日手帳Weeks」を持ち歩くようにしています。
時間割システムをはじめた初期のころは、「ほぼ日手帳カズン」を使っておらず、こちらの「ほぼ日手帳Weeks」を使っていました。
ただ、左ページの予定欄に1日の細かい予定を書くのが何ともやりづらく思えたので、その機能は「ほぼ日手帳カズン」に任せました。
今は、左ページの予定欄には普通に予定を書いています。
「ほぼ日手帳カズン」は持ち運ばないので、出先で必要になる予定は全てこちらに集約しています。
月間ページしかり週間ページしかり。
私の正スケジュールは「ほぼ日手帳Weeks」になるようにしています。
(いつ何をした、どこに行ったというのは、「ほぼ日手帳Weeks」だけで分かるようにしている。他の手帳と齟齬があったら「ほぼ日手帳Weeks」が正しい、としている)
週次レビュー、月次レビューは「ほぼ日手帳Weeks」で
「ほぼ日手帳Weeks」の週間ページは、見開き左ページが予定欄で、右ページがまるまるノートです。
右ページには週次レビューを書いています。
「ほぼ日手帳カズン」の日々の記録、日次レビューを見て、左ページの予定欄に転記したり、右ページにその日のサマリーを書いたりします。
サマリーは、1週間を通じてのサマリーにしています。
つまり、月、水、土に案件Aのことをやっていたら、その過程や結果をまとめて1〜3行程度で書いています。
この週次レビューは、ほぼ毎週月曜日にやっています。
月次レビューはこの週次レビューで書いた内容を読み返します。
4ページ分読むだけですね。
これでも1ヶ月でやってきたことは十分振り返れます。
以前は週次レビューや月次レビューをEvernoteにまとめていたのですが、大掛かりになっちゃって続かなくなったので、このくらいの作業に集約しました。
メモシステム
メモシステムはちょうど過渡期ですね (^^;
ご覧のように、モレスキン、メモ帳、超スピードノート、ほぼ日手帳Weeksと、色々混ざってます。
「超スピードノート」はA5サイズノートを使用。
以前はモレスキンがベース基地だった
書いてすぐ捨てるのがハッキリしているものはメモ帳で、それ以外はモレスキンという感じだったのですが、段々多様化してきています。
メモ帳や「ほぼ日手帳Weeks」末尾のノート、その他のノートに書いたことなども、取っておこうと思ったらモレスキンに転記するなど、結構徹底していました。
こちらの本を読んでからはずっとそうでしたね。
何年もこれに従っていたのですが、段々これが崩れてきました。
何となく今はこんな感じ、というので言うと・・・・
メモ帳
メモ帳は相変わらず書いて捨てるのが分かっているものを書きます。
一時的に必要なことが多く、後で見ても何のメモか分からないし、それで問題ないようなメモしかしません。
たまに今後も必要なメモに昇華することもあり、その場合はモレスキンに転記しています。
「ほぼ日手帳Weeks」末尾にあるノート
出先のセミナーや打合せの時のメモに使っています。
ハードカバーなので手持ちでも書きやすい、ガンガン書いてもページが尽きない、必ず持ち歩いている (予定帳なので)、など、何となく都合がよかったから使い始めた、という感じですかね。
ただ、セミナーのメモなどで有用なものはモレスキンに転記しています。
イメージ的には、1年経てば不要になるであろう情報はそのまま、ずっととっておきたい情報は転記、といった感じでしょうか。
「超スピードノート」
「超スピードノート」は最近こちらの本を読んで取り入れました。
アイデアを書き留めたり、アイデアをふくらませたりという作業をするときは、ほぼ「超スピードノート」に集約されてきていますね。
これ、かなり私の思考に合っている気がしていて、トライアルのつもりが本格採用しちゃいました。
アイデアメモだけでなく、読書メモやブログネタ、思考メモなど、現在のメモの大部分は「超スピードノート」を使っています。
それでもやっぱり「モレスキン」？
これ以外はモレスキン、といった感じですかね。
モーニングページとか、10Goalsとか、マスタービジョンリストとか。
ずっととっておきたい情報を集約している、という感じでしょうか。
「超スピードノート」との住み分けが最もよくわかってないんですよね (^^;
「超スピードノート」をモレスキンで実現すればいいかなと思っていますが、罫線つきのになっちゃうのが嫌だなーとか。ソフトカバーにしたらいいのかなーとか。
そんなちょっとしたこだわりが今の混乱を生んでいます (-“-;
あと、「超スピードノート」なみにガンガン書いたら、コストパフォーマンスが悪すぎる・・・
でも、モレスキンの莫大なページ数は素晴らしい・・・
などなど。色々悩ましい。
そのうちどちらかに集約されるか、このまま並行利用か。決めかねているところです。
まとめ
スケジュール管理やタスク管理といったところは「型」ができて、やりやすくなってきています。
「ほぼ日手帳カズン」を持ち運ぶことにすれば2冊いらないし、じゃあ「ほぼ日手帳オリジナル」にすれば解決するかなぁ？なんてことも考えちゃいますが。
仕事スタイルが変わるか、年が変わるころ (手帳を切り替えるころ)にその辺のことを含めて考え直すことになりそうです。
メモシステムについては、改めてこうしてまとめてみると、混乱している感じがしてきましたね。
「超スピードノート」をトライアル導入してから3週間経っており、これが新しい流れを生んでいます。
自分の中では住み分けが見えてきている感じはしますが・・・
まあ、強いてどれにすべきということもないので、今の感じだと、「超スピードノート」をベースにしたメモシステムを編み出すのではないでしょうか。
わかんないけど (爆
といったところで。
私の手帳、メモシステムが、何か参考になれば幸いです。
※ 追記 (2013/12/6)
来年 (2014年)に向けて、この手帳システムのことを見直しています。
