「シゴタノ」の大橋 悦夫さんが開発したTaskChuteを使い始めて、約1ヶ月経つようです。最初のタスクが10/18なので。
私は基本的にToodledoでタスク管理しているのですが、会社だとどうしてもセキュリティの兼ね合いでToodledoのようなWebサービスを使えず、何かいい手はないかと探していたんですよね。
そこで見つけたのがTaskChuteでした。
TaskChuteなら、Excelで完結するし、問題ナシ！
実は、セキュリティの兼ね合いでダウンロードすらできなかったのですが、そこはうまいことゴニョゴニョ。
約1ヶ月運用してみて、気づいたことをいくつか書いておきます。
重くなってきた
このTaskChute、基本はExcelマクロで動いています。
だから、行数が増える (タスクの記録が増える)とどうしても計算に時間がかかるようです。
というか、タスクの終了時刻を刻んで、その計算が終わる間に1分経っちゃうと、次のタスクの開始時刻が〜？？？なんて思い始めたら、なんだか気持ちが悪いです。
その辺は諦めるとして (^^;
計算中に次のタスクをはじめるなど、工夫はいくらでもできるので。
おそらく、行数が減れば計算は早くなるのでしょうが、過去のタスクリストを消すのはもったいない。
例えば、シートを分けて、1ヶ月単位くらいで残して行けばいいのでしょうか。
みなさん、どうしているんだろう？
まさか、Excel限界の65535行になるまで使い続けるのでしょうか？ (^^;
対策を考えます。
【追記】
大橋さんから直接レスいただきました。
僕は過去1ヶ月分を残してそれより前のデータは削除しています（ファイルを別名保存してバックアップ） RT @junchan0: TaskChuteがだいぶ馴染んできました dlvr.it/2VMGZj
なるほど。
過去のものはバックアップとして残しておき、直近のものだけで運用されているのですね。
例えば、月の変わり目にファイル名を年月にして別名保存していけばよさそう。
そうすれば、ある2ヶ月のタスクだけのファイルができていきますね。
大橋さん、ありがとうございます！
タスクの時間が明確になってきた
あらかじめ時間を見積もってタスクをこなします。
すると、見積と実績が作れます。
ほとんど一見様のタスクならどうでもいいのですが、毎日、毎週など、定期的にするタスクについてはある程度時間の見積りを正確にやりたいです。
自分がパンクする日なのか楽勝の日なのかは早い段階で見極めたいので。
1ヶ月も回してみると、だいたいのルーチンワークは出揃います。
それぞれのタスクが、思った程度の時間でこなせているか、こなせていないか。
自分の実力を知る上でとても有益な情報です。
むしろ、こういう記録が残ってない状態で、どうやって自分の実力を見極めればいいのか・・・
時間をいっそう意識するようになった
これは私の性格的なものもありますが、「時間を計っている」ということを意識すると、どうにも気合が入ります。
正確に時間を計りたい、そのためには余分なことはしたくない、しかも最高速でやりあげたい、といった欲求が出てきます。
こういった欲求をうまく使いたいですね。
これが自分を支配すると、苦しくなります。
カツカツ、余裕なし。窮屈。
そんな状態ではいいパフォーマンスが出ません。
あくまで、良いストレス、良い緊張感を保てるように意識しています。
ときどき、完璧グセが出てきて崩壊しそうになる
上に少し書きましたが、ここで完璧グセが出てくるとたまりません。
会社にいると、誰かに声をかけられて、急に呼び出されて打合せをはじめるなんてよくあること。
タスクを開始してて、タイマーが動き出している・・・
そんな状況で横槍が来ます。
部長だろうが同僚だろうが、声をかけられればすぐに対応します。
あれこれ打合せをしたり、相談をしたり・・・
そして、問題は、そこから帰ってきたときです。
「あれ？何時何分まで、このタスクをしてたんだ？」
無性に気になってしまいます！
今呼び出されて、打合せをしたことは、新しくタスクに追加すればいい。
終了時刻はわかっている。今だ。
じゃあ、その開始時刻は・・・？
前のタスクの終了時刻は・・・？
こんな状態になると、急にタスク管理システムが崩壊しそうになります。
こういうときは適当な時間を入れるしかないのですが、適当な時間って、じゃあ何時何分よ？と。
完璧グセですね (^^;
なかなか耐え難い。
ただ、この問題、ちょっとずつですが解決してきています。
横槍が入ったタイミングで、時計を見る、ようになりました。
正直覚えていないときもありますが、無意識にそういう反応ができるようになっていることが我ながらGood！！ (^_^)v
あくまで、私がこのタスク管理ツールを使う理由は、快適に、効率良くタスクをこなしたいから。
別にあるタスクの時間が正確に計れていようがいまいが、この理由が満たされていればあとはどうでもいいのです。
そのタスクが一見様なら尚更です。
また出てくるものなら、そのときに、より正確な時間がわかればいい。
ちゃんと、きっちり時間を計測し続ける事自体にはそれほど意味が無いのです。
むしろ、職場の現状に合わせた形を取ることが大事ですね。
横槍がくるのが普通なら、それを加味して時間を見積りするなど、タスク=「仕事の単位」を見直しましょう。
ただそれだけです。
タスクをこなせる量が増えてきた
仕事では全社の会議体の企画などをしており、実はこの1ヶ月は最も忙しい月のひとつでした。
それなりに大きな会社なので、ひとたび全社の会議体を開こうとしたら、100人くらい全国からきちゃいます。
そういった人の出欠をとったり、来館手続きをしたりするなど、事務局の作業は半端無くあります。
そんな全社的な会議が2本ありーの、
来週の研修の準備もありーの、
その間にまた重要な会議がありーの、
そしたら来年度の事業計画たてなきゃーだの、
とにかくやることが多い月です。
もしかしたら、このタイミングでTaskChuteを使い始めたのは、意味があったのかもしれませんね。
新しいツールを使うと、その管理時間が増えます。
日次スタート (その日にやるタスクを列挙して、時間を見積もったり、順番を考えたりする作業。1日の最初にします)なんて、20分くらいかかるわけです。
これまでは、そこまで時間をかけていませんでした。
あくまで、タスクをノートに列挙するだけ。
「その時間があったら早く作業に入ったほうがいい」
などと思われるかもしれませんが、
その考えがむしろ仕事の効率を下げます。
計画ないまま動き始めるから、うまく行かないのです。
最初に時間をかけて計画を立てて、実行する。
実行したら、どうだったか確認して、次のアクションを決める。
PDCAサイクルってやつですね。
仕事のプロジェクトなんかだと必ずやるし、やってないとフォローされます。
ちゃんと計画立てたか？
計画どおりやれているか？
やれていないならなぜ？
どうやれば計画どおりになる？
といった風に。
でも、なぜか「自分の仕事」についてはこのサイクルを回していない人が多い感じがします。
自分の1日の仕事について、
- 計画を立てて (日次スタート)、
- 実行して、
- どうだったか確認して、
- 次に活かす (日次レビュー)
こういったサイクルがあるか、ですね。
自分のタスク管理システムの中に。
ToodledoやTaskChuteを使うようになってから、このサイクルがカッチリしてきた感じがします。
どこまでいっても解決はしないものですが、やればやるだけ返ってきますし、このスキルは業界とか職種とか関係なく使えますからね。
やっていく価値はあります。
より効率を高めることが、残りの日々をより快適にしてくれると信じて。
TaskChuteはこちらから！
TaskChuteに興味がある方は、こちらからダウンロードしてみてくださいね。
タスク管理ツール「TaskChute2」
ちなみに、私が会社で使っているのは、TaskChute1 (無償版)です。
